So neu ist mein Aufgabengebiet gar nicht, denn ich war zuvor 26 Jahre beim Schwesternverband vbw in Baden-Württemberg als EDV-Leiter tätig. Seit langem kamen Mitglieder mit Fragen auf uns zu, wer in diesen oder jenen IT-Bereichen unterstützen könnte. Häufig haben wir festgestellt, dass mein damals vierköpfiges Team selbst helfen konnte.

Begonnen hat es mit Angeboten zu einer Neuausstattung der kompletten EDV-Umgebung eines Wohnungsunternehmens. Hierzu gab es ein Angebot des jahrelangen Dienstleisters, in dem auf 42 Seiten jeder Speicherbaustein und jeder Lüfter aufgeführt war. Der Vorstand des Unternehmens tat sich schwer, das Angebot zu verstehen, ehe er es beauftragen wollte. Wir haben uns das Angebot im Team angesehen und hatten Fragen an den Dienstleister. Es stellte sich heraus, dass der Umfang des Angebots viel zu groß bemessen war.

Wir haben die Anforderungen hinterfragt und die Konfiguration am tatsächlichen Bedarf ausgerichtet. Das haben wir mit dem Dienstleister besprochen. Es wurde daraufhin ein neues Angebot erstellt, welches – zum Missfallen des Dienstleisters – 35 Prozent günstiger als das Ursprungsangebot ausgefallen ist. Das Wohnungsunternehmen sparte eine gute fünfstellige Summe und die EDV läuft bis heute einwandfrei.

Genau. Es hatte sich herumgesprochen, dass wir selbst über jahrelange Erfahrung im IT-Bereich verfügen und – das ist nun sehr wichtig – dass wir neutral beraten können. Wir als Verband haben keine Hard- oder Software verkauft, wir konnten unser Wissen und unsere Erfahrung einbringen und die besten Lösungen für die anfragenden Unternehmen anstreben.

Ich hatte bereits seit einigen Jahren Kontakt zu Andreas Thal und zum IT-Team des VNW. Als es sich herumgesprochen hatte, dass ich den vbw verlassen möchte, kam die Anfrage, ob ich mir vorstellen könne, diesen IT-Dienstleistungsbereich hier im Norden aufzubauen. Wir haben Gespräche geführt und als klar war, dass die bisherige Mehrfachbelastung durch Teamleitung, Administration und Bedienung der Anliegen der Mitglieder sich auf die IT-Dienstleistungen reduzieren würde, war mein Interesse geweckt. Wir hatten schnell das Konzept umrissen und eine Einigung über eine Teilzeitstelle gefunden.

Ich kenne die Verbandsarbeit seit vielen Jahren. Ich sage sogar, dass ich den Verbandsgedanken „lebe“! In Kombination mit 37 Jahren EDV-Erfahrung und dem Übertragen der schon im Süden aufgebauten Dienstleistungen war der Start einfach und ohne große Eingewöhnungsphase. Wir hatten einen Plan, welche Dienstleistungen zuerst eingeführt werden und welche folgen sollten. Uns war klar, dass es einige Monate dauern würde, um die Leistungen zu beschreiben, sie bekannt zu machen und Partner für die Bereiche zu finden, deren Spezial-Inhalte wir selbst nicht abdecken können. Wie es mit Plänen häufig so ist, wurden diese gleich mehrfach durchkreuzt, denn bereits nach wenigen Tagen kamen die ersten Anfragen von VNW-Mitgliedern und so haben wir die Prioritäten angepasst.

Es waren Anfragen zur Optimierung der Mieter-Kommunikation, speziell der gewünschte Einsatz von Mieter-Portalen und „Mieter-Apps“. Die Frage war, ob der VNW hier etwas empfehlen kann. Das konnten wir zu dem Zeitpunkt noch nicht, haben die Anfragen und die Anforderungen aber aufgegriffen und am Markt recherchiert, mit Anbietern gesprochen, uns die Produkte präsentieren lassen, mit Referenzen gesprochen und auch Preisvorteile für die Mitglieder verhandelt.

Ich denke, dass wir bei der Auswahl der in Frage kommenden Anbieter in die richtige Richtung lenken konnten. Pauschale Empfehlungen in diesem Bereich wären unseriös, denn es kommt stark auf die vorhandenen Begebenheiten an. Wichtig ist die Frage nach der eingesetzten wohnungswirtschaftlichen Software, nach dem Dokumenten-Managementsystem und den Messdienstleistern. In der Mieter-App sollen ja die Daten für den Mieter zusammenfließen und abrufbar sein. Dazu benötigt es Schnittstellen für den Datenaustausch. Bei einem Wohnungsunternehmen ist die Einführung in 2024 vorgesehen, bei einem anderen Unternehmen geht es um genau die angesprochenen Schnittstellen und die Anforderung, die digitale Wohnungsabnahme und -Übergabe zu integrieren.

Beginnen wollten wir mit IT-Audits. Das ist für mich als jemand, der auch für die Sicherheit der IT verantwortlich war, die Grundlage des Schaffens. Was nutzen den Unternehmen die Schritte in Richtung Digitalisierung, wenn es in der eigenen EDV Lücken und Einfallstore für Cyberangriffe gibt? Mit den zwei bis dreitägigen IT-Audits stellen wir fest, wie gut die EDV aufgestellt ist, erstellen einen Bericht und Handlungsempfehlungen für die Punkte, wo es offensichtliche Gefahren gibt. Wir werden von Vorständen und Geschäftsführern, aber auch von Aufsichtsräten zu IT-Audits beauftragt.

Richtig, diese Dienstleistung erbringe ich selbst nach anerkanntem Standard (BSI), werde aber auch durch das IT-Team des VNW unterstützt und teilweise begleitet. Wir unterstützen aber auch sofort beim Verstehen der zuvor genannten Hard- und Softwareangebote oder auch bei anstehenden Dienstleister-Wechseln. Hier finden wir gemeinsam heraus, welcher Dienstleister am besten passt.

Eine Übersicht aller im Moment geplanten Dienstleistungen finden die Interessenten im Kommunikationsportal „wowiconnect“ des VNW unter diesem Link. Von der Übersichtsseite gelangen die Interessenten in die detailliertere Beschreibung der Einzeldienstleistungen. Dort sind auch meine Kontaktdaten aufgeführt. Gerade jetzt haben wir eine Dienstleistung an den Start gebracht, auf die viele bereits gewartet haben: im weitläufigen Sinne wird gerne von „Penetrationstest“ (kurz: Pentest) gesprochen. Hierbei starten wir mit einem Partner, der darauf spezialisiert ist, Schwachstellen der mit dem Unternehmen verbundenen Server im Internet (Webseitenserver, Mailserver usw.) aufzudecken. Die Analyse geht bis zum Eingang Ihrer Firewall. Hierfür haben wir zwei sehr attraktive Pakete schnüren können. Ein drittes Paket schaut mit ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers hinter die Firewall. In allen Fällen gibt es einen Bericht und beratende Gespräche mit den Spezialisten, damit die Einfalltore geschlossen werden können. Durch meine jahrelange Erfahrung kann ich sagen: es gibt kein Unternehmen ohne Schwachstellen. Es gilt aber, diese möglichst gering zu halten und dabei unterstützen wir. Eine weitere aktuell an den Start gehende Dienstleistung wird ein Angebot für digitale Signaturen in allen drei anerkannten Stufen sein. 

Ein klares „Jein“. Der erste Kontakt und die Erstberatung sind beides kostenlos. Dann kommt es darauf an, um welche Leistung es geht. Zum Beispiel beim IT-Audit oder dem Check von Angeboten eruieren wir den vermutlich entstehenden Aufwand und erstellen ein individuelles Angebot. Hier liegt der für VNW-Mitglieder sehr moderate Satz von 125 Euro pro Stunde zugrunde. Bei anderen Angeboten vermitteln wir lediglich zum entsprechenden Dienstleister. In der Regel haben wir Sonderpreise für VNW-Mitglieder ausgehandelt oder Pakete geschnürt, die auf die Wohnungswirtschaft ausgerichtet sind, wie z.B. bei den Penetrationstests. Diese Pakete werden Sie zu diesem Preis-/ Leistungsverhältnis vermutlich so nirgends auf dem Markt finden. Bei den digitalen Signaturen haben wir ein Spezialangebot zum Start. Aber selbst im „normalen“ Betrieb spart ein VNW-Mitglied 20 Prozent gegenüber den Standardpreisen.

Unser Fokus richtet sich vornehmlich auf die kleinen und mittleren Unternehmen. Die größeren Unternehmen haben in der Regel eine eigene IT-Abteilung und Projektteams. Wir wollen den KMU´s mit unserer Vorarbeit ersparen, das Rad immer wieder neu zu erfinden. Darin sehen wir im VNW den Sinn der Verbandsarbeit. Dabei geht es stets darum, entweder Standardangebote auf die Wohnungswirtschaft auszurichten und günstigere Preise zu verhandeln.

Ein Hinweis ist noch wichtig: viele Dienstleister wollen die Wohnungsunternehmen auf dem Weg in die Digitalisierung begleiten. Der Begriff umfasst aber ein sehr breites Spektrum. Viele Wohnungsunternehmen haben Bedarf an einer konkreten Zielsetzung – z.B. Mieterkommunikation. Einige Dienstleister wollen aber erst einmal per Workshop die Ist-Situation und dann den Gesamtbedarf eruieren, um ein Großes und Ganzes zu schaffen. Wenn ein Unternehmen das so möchte, ist dem nichts entgegenzusetzen. Wir wollen jedoch punktuell und schnell dort unterstützen, wo der aktuelle Bedarf ist. Wenn das dann auf fruchtbaren Boden gefallen ist, kann man über den Tellerrand hinausschauen, und wir geben auch Empfehlungen darüber ab, wo das Wohnungsunternehmen weiterkommt und etwas für seine Mieter und seine Mitarbeiter tun kann.